Die Einführung der E-Rechnungspflicht ab 2025 sorgt für Veränderungen in vielen Branchen, und auch Arztpraxen sind davon betroffen. Während sich die Umstellung auf die E-Rechnung zunächst kompliziert anhört, können Arztpraxen, die sich rechtzeitig auf den Empfang elektronischer Rechnungen vorbereiten, viele Vorteile daraus ziehen. Wichtig zu betonen ist, dass dieser Artikel keine Rechts- oder Steuerberatung darstellt, sondern praxisnahe Tipps gibt, wie sich Ihre Praxis auf die neuen Anforderungen einstellen kann.

Die Hauptzielgruppe einer Arztpraxis sind in der Regel private Patienten, und deshalb ist es weniger relevant, dass Praxen elektronische Rechnungen an öffentliche Stellen oder Unternehmen senden. Viel wichtiger ist die Fähigkeit, E-Rechnungen von Lieferanten, Laboren und anderen Dienstleistern zu empfangen, zu verarbeiten und gesetzeskonform zu archivieren. Genau darauf gehen wir in diesem Artikel ein.

Die E-Rechnungspflicht: Was Arztpraxen betrifft

Ab dem 1. Januar 2025 tritt die E-Rechnungspflicht in Kraft, die für Unternehmen in Deutschland gilt, die mit öffentlichen Auftraggebern zusammenarbeiten. Dies betrifft insbesondere den Rechnungsversand im B2G-Bereich (Business-to-Government). Für Arztpraxen, die hauptsächlich mit privaten Patienten abrechnen, gilt diese Pflicht in der Form nicht unmittelbar.

Allerdings betrifft die E-Rechnungspflicht Arztpraxen insofern, dass Lieferanten und Dienstleister zunehmend auf den elektronischen Rechnungsversand umstellen werden. Lieferanten, die medizinische Produkte, Laborleistungen oder andere medizinische Dienstleistungen anbieten, werden ebenfalls verpflichtet, ihre Rechnungen in einem strukturierten elektronischen Format zu versenden. Arztpraxen sollten daher in der Lage sein, diese Rechnungen zu empfangen und gesetzeskonform zu verarbeiten.

Was bedeutet das für den Empfang von E-Rechnungen?

Für den Empfang von E-Rechnungen müssen Arztpraxen sicherstellen, dass sie technische Systeme haben, die in der Lage sind, elektronische Rechnungen im Format ZUGFeRD, XRechnung oder einem anderen maschinenlesbaren Format zu verarbeiten. E-Rechnungen enthalten strukturierte Daten, die von einer Buchhaltungs- oder Praxisverwaltungssoftware automatisch eingelesen und verarbeitet werden können.

Wichtige Punkte, die Arztpraxen beachten sollten:

1. Empfang elektronischer Rechnungen: Es wird erwartet, dass Dienstleister und Lieferanten zunehmend auf E-Rechnungen umstellen, insbesondere im B2B-Bereich. Auch wenn Ihre Praxis hauptsächlich mit privaten Patienten arbeitet, werden Rechnungen von Lieferanten zunehmend elektronisch eintreffen.
2. Automatisierung: Der Empfang und die Verarbeitung von E-Rechnungen ermöglichen eine Automatisierung vieler Prozesse, die bislang manuell durchgeführt wurden. Rechnungsdaten können direkt in die Buchhaltung oder Praxisverwaltungssoftware übertragen werden, was den administrativen Aufwand erheblich reduziert und Fehler vermeidet.
3. Archivierung: Elektronische Rechnungen müssen revisionssicher archiviert werden. Die GoBD (Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form) gelten auch für elektronische Belege, und diese müssen für den Zeitraum von mindestens zehn Jahren aufbewahrt werden.
4. Datensicherheit und DSGVO: Besonders in Arztpraxen spielen Datensicherheit und der Schutz personenbezogener Daten (nach DSGVO) eine zentrale Rolle. Die Übertragung und Speicherung elektronischer Rechnungen muss verschlüsselt und gegen unbefugten Zugriff geschützt sein.

Vorteile für Arztpraxen beim Empfang von E-Rechnungen

Auch wenn die E-Rechnungspflicht in erster Linie den Versand von Rechnungen an öffentliche Stellen betrifft, bringt der Empfang von E-Rechnungen für Arztpraxen deutliche Vorteile mit sich. Diese betreffen vor allem die internen Abläufe und die Effizienz der Praxisverwaltung:

1. Zeitersparnis: Elektronische Rechnungen ermöglichen eine automatisierte Verarbeitung der Daten. Das bedeutet, dass Ihre Buchhaltungssoftware die Rechnungsdaten direkt einlesen kann, ohne dass diese manuell eingegeben werden müssen. Das spart nicht nur Zeit, sondern minimiert auch das Risiko von Fehlern.
2. Kostenersparnis: Durch die Umstellung auf den Empfang von E-Rechnungen reduzieren Sie den Papierverbrauch, die Kosten für Druck und Archivierung sowie den Verwaltungsaufwand. Elektronische Rechnungen erfordern keine Lagerung in physischen Archiven, sondern können platzsparend digital aufbewahrt werden.
3. Effizienzsteigerung: Durch die automatisierte Rechnungsverarbeitung wird der gesamte Workflow in Ihrer Praxis beschleunigt. Rechnungen können schneller bearbeitet und Zahlungen früher geleistet werden, was Ihre Liquidität verbessert.
4. Nachhaltigkeit: Durch den Verzicht auf Papierdokumente tragen Sie zu einer nachhaltigeren Praxisführung bei. Elektronische Rechnungen helfen, den ökologischen Fußabdruck Ihrer Praxis zu verringern.

Herausforderungen bei der Umstellung auf den Empfang von E-Rechnungen

Trotz der Vorteile bringt der Empfang von E-Rechnungen einige Herausforderungen mit sich, die insbesondere für Arztpraxen ohne umfassende IT-Unterstützung relevant sind:

1. Technische Infrastruktur: Um E-Rechnungen empfangen und verarbeiten zu können, benötigen Sie eine geeignete Software, die mit den Formaten ZUGFeRD, XRechnung oder anderen Standards umgehen kann. Es ist wichtig, dass Ihre Praxissoftware aktualisiert oder erweitert wird, um diesen Anforderungen gerecht zu werden.
2. Schulung der Mitarbeiter: Ihre Mitarbeiter müssen im Umgang mit den neuen digitalen Prozessen geschult werden. Nur so können Sie sicherstellen, dass die elektronische Rechnungsverarbeitung reibungslos funktioniert und keine Verzögerungen im Praxisbetrieb entstehen.
3. Sicherheitsanforderungen: Da elektronische Rechnungen sensible Daten enthalten, müssen Ihre IT-Systeme den Anforderungen der Datensicherheit und des Datenschutzes entsprechen. Die Übertragung und Archivierung elektronischer Rechnungen muss sicher und verschlüsselt erfolgen, um den Schutz von Patientendaten zu gewährleisten.
4. Rechtskonforme Archivierung: Elektronische Rechnungen müssen revisionssicher archiviert werden, und zwar für einen Zeitraum von mindestens zehn Jahren. Es ist wichtig, dass Ihre IT-Systeme die Anforderungen der GoBD erfüllen und eine sichere, langfristige Speicherung der Rechnungen ermöglichen.

Wie Thumm Ingenieure Ihnen helfen kann

Die Umstellung auf den Empfang von E-Rechnungen mag auf den ersten Blick kompliziert erscheinen, doch mit einem erfahrenen IT-Partner an Ihrer Seite können Sie diese Herausforderung mühelos meistern. Thumm Ingenieure, Ihr IT-Dienstleister aus Wolfschlugen, unterstützt Arztpraxen in der Region Nürtingen, Aichtal, Filderstadt, Ostfildern und Umgebung bei der optimalen Vorbereitung auf die E-Rechnung.

Unsere Leistungen im Überblick:

1. Individuelle Beratung: Wir analysieren Ihre bestehenden Systeme und zeigen Ihnen, wie Sie den Empfang von E-Rechnungen nahtlos in Ihre Praxisabläufe integrieren können.
2. Technische Umsetzung: Unsere IT-Experten helfen Ihnen bei der Auswahl und Integration der richtigen Softwarelösungen, die den Empfang und die Bearbeitung von E-Rechnungen ermöglichen. Egal ob ZUGFeRD, XRechnung oder andere Formate – wir stellen sicher, dass Ihre Praxis optimal aufgestellt ist.
3. Sicherheit und Datenschutz: Wir sorgen dafür, dass Ihre sensiblen Daten bestmöglich geschützt werden. Die sichere Übertragung und Speicherung von E-Rechnungen hat bei uns oberste Priorität.
4. Schulung und Support: Wir schulen Ihre Mitarbeiter im Umgang mit der neuen Software und stehen Ihnen jederzeit für technischen Support zur Verfügung.
5. Langfristige IT-Betreuung: Mit unseren Managed Services kümmern wir uns langfristig um die Wartung und Aktualisierung Ihrer IT-Systeme, sodass Sie sich voll und ganz auf die Patientenversorgung konzentrieren können.

Fazit: Die E-Rechnung als Chance für Ihre Arztpraxis

Die Einführung der E-Rechnung ab 2025 mag zunächst wie eine zusätzliche Hürde erscheinen, doch für Arztpraxen, die sich auf den Empfang elektronischer Rechnungen vorbereiten, eröffnen sich viele Vorteile. Der Übergang zur digitalen Rechnungsverarbeitung spart Zeit, senkt Kosten und sorgt für effizientere Abläufe in der Praxis.

Mit Thumm Ingenieure als IT-Partner an Ihrer Seite meistern Sie die Umstellung problemlos und stellen sicher, dass Ihre Praxis für die Zukunft bestens gerüstet ist. Kontaktieren Sie uns noch heute, um mehr darüber zu erfahren, wie wir Sie bei der Einführung der E-Rechnung unterstützen können.